Tutorial Migrasi Jurnal ITS dari OJS2 ke OJS3

journal.its.ac.id adalah portal resmi yang mewadahi seluruh jurnal akademik yang diterbitkan oleh departemen, fakultas, pusat riset, atau komunitas akademik di lingkungan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Portal ini berfungsi sebagai sarana komunikasi ilmiah antar peneliti dan media publikasi hasil-hasil riset terkini di berbagai bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

Saat ini, ITS mengelola jurnal-jurnal ilmiahnya melalui dua platform utama:

journal.its.ac.id, yang menggunakan sistem Open Journal Systems (OJS) versi 3, dan
iptek.its.ac.id, yang menggunakan OJS versi 2.

Untuk memudahkan pengelolaan dan meningkatkan integrasi sistem, seluruh data jurnal yang sebelumnya berada di OJS 2 secara bertahap akan dipindahkan ke platform OJS 3 melalui journal.its.ac.id.

Pengelolaan kedua portal ini dilakukan oleh Subdirektorat Data dan Layanan Ilmiah di bawah koordinasi Direktorat Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat (DRPM), Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Melalui inisiatif ini, ITS berkomitmen mendukung penyebarluasan pengetahuan secara terbuka dan memperkuat kolaborasi riset di tingkat nasional maupun internasional.

Untuk keperluan di atas, saya membuatkan tutorial migrasi jurnal dari OJS2 (iptek.its.ac.id) ke OJS3 (journal.its.ac.id) tanpa mengandalkan koneksi ke OJS2 sama sekali, karena server lama akan dimatikan permanen. Semua konten harus diunggah ulang sepenuhnya ke OJS3.

✅ Tutorial Migrasi Jurnal dari OJS2 ke OJS3 ITS (Tanpa Bergantung ke Server Lama)

📁 1. Persiapan Data dari OJS2

Pastikan Anda sudah memiliki backup lengkap dari OJS2 yang telah diunduh sebelum server dimatikan:

Metadata artikel (simpan dalam bentuk Excel)
PDF artikel lengkap (simpan lokal dengan struktur folder per volume/issue)
Informasi DOI lama dari setiap artikel (jika sebelumnya sudah mendaftar ke Crossref)

📥 2. Unggah Ulang Metadata dan PDF ke OJS3

a. Masuk ke Dashboard OJS3 (`journal.its.ac.id`)

Login sebagai Journal Manager atau Editor
Siapkan edisi dan volume sesuai struktur sebelumnya

b. Untuk setiap artikel:

Buat submission baru
Isi:
- Judul
- Abstrak
- Nama Penulis dan Afiliasi
- Keywords
- Referensi
Unggah ulang file PDF artikel

Tips: Gunakan plugin QuickSubmit untuk mempercepat proses unggah massal artikel dan metadata.

🔗 3. Re-create dan Update DOI (Agar Tetap Aktif)

Jika jurnal Anda menggunakan DOI (Crossref), pastikan:

DOI lama tetap digunakan, jangan ubah prefix.
Di OJS3:
- Aktifkan plugin Crossref.
- Gunakan fitur deposit metadata agar DOI diarahkan ke URL artikel baru di journal.its.ac.id.
- Update metadata DOI lama agar URL-nya mengarah ke artikel di OJS3.
- Unduh XML dan kirim ke Mbak Risna PPI

📑 4. Perbarui Informasi Jurnal di GARUDA

Agar indeksasi tidak hilang:

Buka https://garuda.kemdikbud.go.id/suggest
Pilih Usulan Perubahan Data Jurnal
Isi:
- Nama jurnal
- URL baru (di OJS3)
- Keterangan bahwa jurnal berpindah dari OJS2 ke OJS3
Unggah bukti pendukung:
- Surat pernyataan migrasi
- Tangkapan layar dashboard jurnal baru (opsional)

🏛️ 5. Koordinasi dengan Admin SINTA

Agar akreditasi SINTA tidak terganggu:

Hubungi admin SINTA via:
- Email: admin.sinta@kemdikbud.go.id
- Form pertanyaan: https://sinta.kemdikbud.go.id/faq
Sertakan:
- Nama jurnal
- URL lama (jika diperlukan sebagai referensi)
- URL baru (journal.its.ac.id)
- Tautan Garuda yang sudah diperbarui
Sampaikan bahwa ini bukan jurnal baru, melainkan pindahan sistem (OJS2 ke OJS3)

✅ 6. Validasi dan Pengujian

Sebelum dinyatakan selesai:

Cek setiap artikel:
- Bisa diakses di OJS3
- PDF terbuka sempurna
- Metadata lengkap
Pastikan:
- DOI mengarah ke halaman yang benar
- Jurnal tampil di Garuda
- Profil jurnal di SINTA tetap aktif dan diperbarui

🗂️ Dokumen Pendukung

Disarankan menyiapkan dokumen berikut:

Surat Pernyataan Migrasi (ditandatangani oleh Editor in Chief atau Lembaga)
Daftar artikel (judul, penulis, DOI, volume, issue)

Catatan:

Panduan ini saya buat setelah menyelesaikan pindahan 3 jurnal berikut:

Rekaman proses pemindahan data dapat dilihat di https://youtu.be/3uowbxYWEtA