Kisah ini saya buat sebagai rekaman sejarah proses pengusulan, pengadaan dan pemanfatan platform riset Scholar.its.ac.id di Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS). Keberhasilan besar dalam pengelolaan informasi penelitian di ITS tidak terjadi dalam waktu singkat. PURE, Research Information Management System (RIMS) terkemuka dari Elsevier yang kini telah menjadi tulang punggung visibilitas riset ITS, adalah hasil dari perjuangan banyak pihak yang dimulai sejak tahun 2020.
Sejak saat itu, Direktorat Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat (DRPM) ITS telah memandang bahwa sistem yang komprehensif dan terkoneksi dengan database global adalah kunci untuk membawa ITS ke level manajemen data penelitian yang terintegrasi dan berkelas dunia. PURE diajukan sebagai solusi ideal untuk meningkatkan visibilitas, mempercepat pelaporan, dan pengambilan keputusan strategis berbasis data di kampus. Namun, pengadaan sistem berskala besar ini tidak mudah. Dua kali pengajuan berturut-turut pada tahun 2020 dan 2021 belum membuahkan hasil, membuat harapan sempat tertunda, meskipun keyakinan akan kebutuhan mendesak sistem ini tetap dipegang erat oleh tim DRPM.
Titik baliknya tiba di awal tahun 2022. Direktur DRPM saat itu, Dr. Taufany, mengambil inisiatif untuk menyusun kembali proposal ketiga. Beliau secara khusus kembali menugaskan saya. Momentum ini diiringi strategi baru, terutama dengan memperkuat argumentasi dengan data terbaru dan melakukan koordinasi intensif dengan tim Elsevier. Beberapa kali rapat koodinasi kami lakukan, bahkan saya ingat, pada tanggal 30 Juni 2022, koordinasi penting dengan konsultan Elsevier harus tetap dilakukan melalui Zoom, dari Paris, di tengah padatnya jadwal kunjungan tim ITS selama semingu di Perancis.
Segera setelah kepulangan, proposal ketiga yang telah matang diajukan ke level pimpinan. Luar biasanya, kali ini responsnya sangat positif. Bapak Rektor langsung menyetujui usulan pengadaan software PURE, bahkan sebelum presentasi final sempat dilakukan. Para pimpinan bisa memahami kebutuhan strategis kampus satu ini.
Setelah persetujuan, tim dihadapkan pada tantangan administrasi dan keuangan yang rumit, terutama karena proses ini melibatkan pembelian layanan dari pihak asing. Berkat kerja keras dalam menyelesaikan semua prosedur yang kompleks, secara resmi ITS mulai berlangganan PURE pada tanggal 4 Oktober 2022.
Dengan pencapaian ini, ITS mencatatkan sejarah sebagai kampus ketiga di Indonesia yang berlangganan PURE, menyusul langkah yang lebih dahulu diambil oleh Universitas Indonesia (UI) dan Universitas Airlangga (UNAIR). ITS ingin menjadi salah satu pionir dalam transformasi manajemen riset nasional.
Namun, perjuangan belum usai. Tantangan terbesar berikutnya adalah fase implementasi PURE di ITS. Proses ini memakan waktu sekitar enam bulan, dimulai segera setelah langganan resmi, dan berfokus pada penerjemahan seluruh struktur organisasi ITS yang kompleks—meliputi riset, pengabdian kepada masyarakat (Abmas), dan inovasi—ke dalam skema sistem PURE. Selama proses implementasi, tim ITS didampingi oleh Ms. Grace, Konsultan dari Elsevier, melalui sesi konsultasi intensif via Zoom yang diadakan rutin dua kali sebulan setiap hari Rabu. Banyak tantangan teknis struktural yang berhasil diselesaikan bersama.
Alhamdulillah, PURE berhasil berjalan dengan baik di ITS. Kini, platform pengelolaan informasi penelitian ITS telah genap berusia 3 tahun sejak resmi berlangganan. Melalui platform scholar.its.ac.id, ITS telah memperkuat kemampuannya untuk meningkatkan visibilitas, efisiensi pelaporan kinerja riset (seperti SINTA, QS, dan THE), serta menyediakan data riset yang akurat dan real-time untuk pengambilan keputusan strategis.
Satu hal yang menarik, fasilitas ini berhasil diintegrasikan sebagai salah satu database untuk pengukuran kinerja unit di lingkungan ITS. Semoga scholar.its.ac.id dapat terus memberikan manfaat signifikan bagi ITS dan menjadi gerbang penyebaran pengetahuan dari kampus teknologi ini.
Leave a Reply